OBJETO

Definir los alineamientos generales para el cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del

Decreto 1377 de 2013 en Colombia, que regula el manejo de datos personales.

ÁMBITO DE APLICACIÓN

El Manual de Politicas sera aplicable a los datos personales registrados en cualquier

base de datos que le haga susceptibles de Tratamiento por parte de HI – TECH

AUTOMATIZACIÓN S.A.

ALCANCE

Esta política está dirigida todos los titulares de información personal que sea utilizada

y/o se encuentre en las bases de datos de HI – TECH AUTOMATIZACIÓN S.A, quien

actúa en calidad de responsables de tratamiento de los datos personales.

DEFINICIÓN

Se expidió en Colombia la Ley 1581 de 2012 para la protección de datos personales.

Esta ley obliga al cumplimiento de normas y practicas que conlleven al tratamiento

adecuado de los datos personales de personas naturales de acuerdo a las

disposiciones contenidas en dicha ley y en la Constitución Política de Colombia.

La ley es de obligatorio cumplimiento para todos lo que de una o otra manera traten y/o

sean responsables de bases de datos personales.

Para el desarrollo de la presente política, se adoptan las siguientes definiciones

contenidas en la Ley 1581 de 2012 y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a

cabo el Tratamiento de datos personales.

• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable

dirigido al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le

informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le

serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que

se pretende dar a los datos personales.

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de

Tratamiento.

• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias

personas naturales determinadas o determinables.

• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados

datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su

profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza,

los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos,

documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente

ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Dato personal semiprivado: Son datos que no tienen una naturaleza íntima, reservada,

ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su titular, sino a

un grupo de personas o a la sociedad en general. Para su tratamiento se requiere la

autorización expresa del titular de la información (ejemplo: dato financiero y crediticio).

• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del

Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que

revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o

filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o

que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y

garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la

vida sexual, y los datos biométricos.

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí

misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del

Responsable del Tratamiento.

• Persona Natural: Persona humana que ejerce derechos y cumple deberes a título

personal.

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí

misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los

datos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,

tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o

Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la

información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del

Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los

mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por

objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales,

tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

Para efectos del presente manual, serán encargados del tratamiento de datos

personales bajo el compromiso de HI – TECH AUTOMATIZACIÓN S.A., cada uno de

los responsables según el caso, de cada una de las áreas y dependencias

administrativas de la que provenga institucionalmente la solicitud de tratamiento de

datos personales o de la base de datos contentiva de los datos personales de los que

se pregonan el ejercicio del deber, derecho o acción consagrada en este manual.

Las áreas y dependencias que tengan o vayan a suscribir contratos con terceros que

requieran del uso de las bases de datos de HI – TECH AUTOMATIZACION S.A. para el

cumplimiento de sus labores, serán denominados Encargados del Tratamiento, y se

obligan a aceptar la política y las instrucciones y procedimientos que se impartan para

su adecuado cumplimiento, garantizando como mínimo lo señalado en la Ley 1581 de

2012 y las normas complementarias o que la regulan. Se exigirá al personal vinculado el

conocimiento de los deberes que deben cumplir.

FINALIDAD DE LA BASE DE DATOS

La autorización para el tratamiento de sus datos personales, permite a HI – TECH

AUTOMATIZACIÓN S.A. recolectar, transferir, almacenar, usar, circular, suprimir,

compartir, actualizar y transmitir, para efectos de cumplir con las siguientes finalidades:

1. Mantener una comunicación constante con los titulares de los datos personales,

relativa al desarrollo de las actividades propias de la empresa de acuerdo a los perfiles

de cada tipo de base de datos que posea la empresa.

2. Mantener un consolidado de los usuarios del dominio web y la realización de

estadísticas, encuestas y demás actividades tendientes a la consecución de indicadores

o información relevante para el cumplimiento del objeto social.

3. Cumplir con las obligaciones legales y contractuales en las que se requiera recaudar

información personal mediante la elaboración de Bases de Datos para efectos de

control, supervisión y auditorias, y proyectos llevados a cabo por las empresas.

4. Realizar actividades de mercadeo, publicidad, envío de información relacionada con

la empresa, así como la promoción de los servicios relacionados u ofrecidos de manera

directa o indirecta por la empresa frente a sus clientes.

5. Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por HI – TECH AUTOMATIZACIÒN S.A.

6. El Tratamiento de los datos se realizará para la vinculación, desempeño de funciones

o prestación de servicios, retiro o terminación, capacitación, seguridad social,

dependiendo del tipo de relación jurídica entablada con la Empresa (incluye, entre otros,

empleados, exempleados, empleados temporales, practicantes y aspirantes a cargos).

7. El Tratamiento de los datos se realizará para los fines relacionados con el desarrollo

el proceso de gestión contractual de productos o servicios que la Empresa requiera para

su funcionamiento de acuerdo a la normatividad vigente.

8. El Tratamiento se realizará para la vigilancia y seguridad de las personas, los bienes

e instalaciones de la Empresa.

DERECHOS DE LOS TITULARES

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada.

3. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos

personales.

4. Previa reclamación o consulta, presentar ante la Superintendencia de Industria y

Comercio quejas por infracciones a la normatividad legal aplicable.

5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no

se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

DEBERES DE HI – TECH AUTOMATIZACION S.A

Respecto del titular del dato:

titular.

1. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en esta política, copia de la

respectiva autorización otorgada por el titular.

2. Informar de manera clara y suficiente al titular sobre la finalidad de la recolección y

los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

3. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de

hábeas data, es decir, conocer, actualizar o rectificar sus datos personales.

4. Informar a solicitud del titular sobre el uso dado a sus datos personales.

5. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la

presente política.

Respecto de la calidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales:

6. Observar los principios de veracidad, calidad, seguridad y confidencialidad en los

términos establecidos en la siguiente política.

7. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir

su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

8. Actualizar la información cuando sea necesario.

9. Rectificar los datos personales cuando ello sea procedente.

Cuando realiza el tratamiento a través de un Encargado

10. Suministrar al Encargado del tratamiento únicamente los datos personales que está

autorizado a suministrar a terceros. Garantizar que la información que se suministre al

Encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y

comprensible.

11. Comunicar de forma oportuna al encargado del tratamiento todas las novedades

respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás

medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga

actualizada.

12. Informar de manera oportuna al Encargado del tratamiento las rectificaciones

realizadas sobre los datos personales para que éste proceda a realizar los ajustes

pertinentes.

13. Exigir al encargado del tratamiento, en todo momento, el respeto a las condiciones

de seguridad y privacidad de la información del titular.

14. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentre

en discusión por parte del titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya

finalizado el trámite respectivo.

AUTORIZACIÓN PARA USO DE DATOS PERSONALES

HI – TECH AUTOMATIZACIÓN S.A solicitara a los titulares de la información su

autorización para el tratamiento de sus datos personales, Para ello se tendrá en cuenta,

que:

El titular tiene la potestad de autorizar su tratamiento.

Su autorización debe ser previa, expresa y libre de vicios en el consentimiento.

HI – TECH AUTOMATIZACIÓN SA informarán al Titular de los Datos el uso o

finalidad y este será el uso que la Empresa como responsables del Tratamiento

podrán hacer de los datos personales, y en el mismo sentido los Encargados del

mismo. El Titular de los Datos personales tiene derecho a revocar la autorización,

salvo que exista una obligación legal o contractual que establezca lo contrario. En

el caso de los contratos con HI – TECH AUTOMATIZACION SA., es necesario

contar con los datos personales del Titular para los efectos relacionados con la

prestación de los servicios contratados, y se utilizarán para estos fines. El

tratamiento de los datos se hará con base en la autorización del usuario y

teniendo en cuenta su necesidad, tanto en relación con la finalidad como con en

el tiempo.

PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN POR

PARTE DEL TITULAR.

Medios para otorgar la Autorización: HI – TECH AUTOMATIZACIÓN SA obtendrá la

autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico, electrónico,

mensaje de datos, Internet, Sitios Web, o en cualquier otro formato que en todo caso

permita la obtención del consentimiento del titular.

Revocatoria de la Autorización: Los titulares de los datos personales pueden en

cualquier momento revocar la autorización otorgada a HI – TECH AUTOMATIZACIÓN

SA. para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos,

siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. Se establecerá un

mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al titular revocar su autorización o

solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo

otorgó.

CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS.

Se aplicarán las mejores prácticas para la seguridad, discreción y confidencialidad de

los datos personales de los titulares. Verificarán cuando corresponda, la procedencia de

las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades y en los

casos pertinentes.

ATENCIÓN DE CONSULTAS Y RECLAMOS

Para presentar consultas, reclamaciones, ampliar información, o para consultar sus

datos personales, para pedir que sean modificados, actualizados, rectificados o

suprimidos, o para revocar la autorización para su Tratamiento, o para el ejercicio de los

derechos como usuario o cliente, puede comunicarse a través de cualquiera de los

canales de Atención al Cliente que HI – TECH AUTOMATIZACIÓN SA tiene dispuestos.

Se dará atención en los tiempos establecidos por la Ley 1581. Puede contactarse con

las líneas telefónicas y páginas de internet aquí citadas. El área encargada de atender

las solicitudes antes descritas, son las siguientes:

El área de Servicio al Cliente para clientes y proveedores:

Dpto Comercial y Administrativo

Teléfono (6) 3336933

Correo: hi-tech14@une.net.co

Pagina Web: www.hi-techautomatizacion.com

Dirección: Carrera 10 #21-15 Pereira – Risaralda

El área de Recursos Humanos para empleados o solicitantes:

Dpto Contable - Recursos Humanos

Teléfono (6) 3295084 – 3295085 – 3295086

Correo: hi-tech14@une.net.co – contabilidad@hi-techautomatizacion.com

Pagina Web: www.hi-techautomatizacion.com

Dirección: Carrera 9 30-69 Pereira – Risaralda

CONDICIONES ESPECÍFICAS

Se deben tener en consideración las siguientes condiciones especificas:

A partir de la fecha todo empleado que inicie vínculo laboral con la Empresa debe

tener en su contrato laboral una cláusula que exprese el compromiso de

cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1377 del 2013, en el evento

de llegar a ser encargado de bases de datos personales.

A todo tercero que por relación con áreas de la Empresa requiera bases de datos

personales se le debe pedir cláusula contractual donde se exprese el

conocimiento de la normativa y la responsabilidad en el cumplimiento de ésta y

así mismo, requerirá previa autorización por parte del Titular para tratar sus datos

personales.

A todos los proveedores, clientes, empleados, o cualquier otra persona cuya

información sea objeto de Tratamiento por parte nuestra, se les debe pedir por

escrito la autorización para que sus datos puedan ser tratados sin restricciones.

Esta debe extenderse a todos los efectos que en nuestro ejercicio se presenten.

Todas las bases de datos personales que las áreas de la Empresa traten deben

tener la garantía de recuperación (Copias de respaldo).

Se debe tener acceso limitado a las bases de datos personales. Cuando estas

se envíen por medios masivos, deberán contener claves para que el acceso a

ellas sea restringido.

No se deben publicar bases de datos en internet sin que estas tengan restricción

para su acceso.

Periódicamente la Empresa debe propiciar campañas para la actualización de

sus bases de datos personales.

Para el Tratamiento de bases de datos personales todas las áreas que así lo

requieran deben tener el procedimiento escrito que garantice el cumplimento de

la política y el de la Ley 1581 del 2012 y su decreto reglamentario.

VIGENCIA

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las

demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Lo no previsto en el

presente manual se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de

Datos Personales vigente en Colombia. La presente Política de Tratamiento de Datos

Personales entra en vigencia a partir del 31 de Octubre de 2016.